วิธีการสรรหาจะถูกนำมาใช้เมื่อองค์การตัดสินใจจ้างพนักงานใหม่ทำงานเต็มเวลาในบางครั้งอาจพบว่าถึงแม้ว่าการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ได้ชี้ให้เห็นความต้องการพนักงานเพิ่มขึ้น แต่องค์การอาจตัดสินใจเลือกที่จะไม่จ้างพนักงานเพิ่ม ด้วยเหตุผลความจำเป็นทางสภาวะเศรษฐกิจและนโยบายการลดขนาด (Downsizing) ขององค์การฝ่ายบริหาร จึงยังไม่เห็นสมควรจ้างพนักงานใหม่ถาวร เพราะเมื่อมีการจ้างแล้วไม่สามารถจะไล่ออกได้(ไล่ได้แต่ต้องเสียเงินค่าชดเชยและอื่นๆตามกฎหมาย) แม้ว่าจะมีผลการ ปฏิบัติงานไม่เป็นที่น่าพอใจก็ตาม องค์การอาจต้องสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายสำหรับการฝึกอบรมที่จะตามมา ดังนั้น องค์การจำเป็นต้องพิจารณาหาวิธีการอื่นทดแทนการสรรหาเพิ่ม วิธีการที่ใช้กันทั่วไปมี 5 วิธี ได้แก่
1. การทำงานล่วงเวลา (Overtime)
เมื่อหน่วยงานมีปริมาณงานมากขึ้นในบางช่วงเวลา วิธีการแก้ปัญหาที่นิยมใช้กันมาก คือ การให้พนักงานทำงานล่วงเวลา ซึ่งเป็นการอำนวยประโยชน์แก่ทั้งพนักงานและนายจ้าง กล่าวคือ นายจ้างไม่ต้องดำเนินการสรรหา คัดเลือก และฝึกอบรมพนักงานใหม่ ส่วนพนักงานก็มีรายได้เพิ่มขึ้นและบรรลุเป้าหมายในการผลิตขององค์การ แต่จากการศึกษาพบว่าการทำงานอันยาวนานของพนักงานทำให้หน่วยงานจ่ายเงินเพิ่มขึ้นแต่กลับได้ผลตอบแทนน้อยกว่าที่ควรจะได้ เนื่องจากพนักงานมีความเมื่อยล้า มีอุบัติเหตุเพิ่มขึ้น และขาดงานเพิ่มขึ้น จึงควรพิจารณาให้มีการทำงานล่วงเวลาในระยะเวลาสั้น ซึ่งจะเป็นทางเลือกทดแทนการสรรหาได้ แต่การทำงานล่วงเวลาอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานานจะทำให้เสียเงินค่าจ้างเพิ่มขึ้น และประสิทธิภาพการทำงานลดลง
2. การจ้างงานชั่วคราว (Temporary employment)
ผลกระทบของนโยบายการลดขนาดของหน่วยงานและการขาดแคลนแรงงาน ทำให้มีสำนักงานจัดหาพนักงานช่วยเหลือชั่วคราว (Temporary help agencies) เกิดขึ้น โดยให้บริการจัดหาพนักงานไปทำงานชั่วคราวในหลายสาขา เช่น เสมียน พนักงานคอมพิวเตอร์ นักบัญชี บรรณารักษ์ ช่างเขียนแบบ เลขานุการ และพยาบาล เป็นต้น และมีแนวโน้มจะขยายไปถึงระดับวิชาชีพชั้นสูง พนักงานเหล่านั้นได้รับการฝึกหัดมาเป็นอย่างดีจากสำนักงาน
องค์การขนาดใหญ่จะเลือกใช้วิธีนี้เมื่อรับงานโครงการพิเศษที่ใช้เวลาปฏิบัติการระยะสั้น ส่วนองค์การขนาดเล็กจะใช้ทดแทนการจ้างพนักงานใหม่ ผลการสำรวจพบว่าหน่วยงานต่างๆ ในสหรัฐ อเมริกาใช้พนักงานชั่วคราวใน 3 โอกาส คือ
(1.) เพื่อทดแทนพนักงานที่ลาพักร้อน
(2.) ช่วงเวลาที่มีงานชุก และ
(3.) เพื่อปฏิบัติงานแทนพนักงานที่ลาคลอดหรือลาป่วย
ปัจจุบันนี้พบว่ามีการจ้างพนักงานชั่วคราวจากสำนักบริการแทนตำแหน่งที่เคยจ้างพนักงานถาวรมากขึ้น ซึ่งข้อดีของการจ้างพนักงานชั่วคราว มีดังนี้
2.1. เสียค่าจ้างต่ำกว่าการจ้างพนักงานถาวร
2.2. สามารถหาแรงงานที่มีทักษะและประสบการณ์จากสำนักงานบริการได้ง่าย
2.3. การจ้างมีความยืดหยุ่นสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการด้านแรงงานได้
2.4. องค์การไม่ต้องให้ผลประโยชน์เกื้อกูล (Fringe benefits) การฝึกอบรม หรือค่าตอบ
แทนอื่นๆ
2.5. สามารถโยกย้ายสถานที่ทำงานตามงานที่รับผิดชอบได้
2.6. สามารถยุติการจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย
ส่วนข้อจำกัดที่ประสบ คือพนักงานชั่วคราวเหล่านั้นจะไมเข้าใจวัฒนธรรมในการทำงานขององค์การผู้จ้าง และไม่มีความผูกพันต่อเป้าหมายการทำงานขององค์การและฝ่ายต่างๆ อย่างแท้จริง
3. การขอเช่าพนักงาน (Employee leasing)
การขอเช่าพนักงานเป็นการจ้างแรงงานของบริษัทให้เช่าพนักงาน (Employee leasing firm) เพื่อให้ปฏิบัติงานในหน่วยงานที่ต้องการพนักงานซึ่งมีทักษะและความสามารถเฉพาะด้าน โดยมีการทำสัญญาว่าจ้างกับบริษัทให้เช่าพนักงาน การขอเช่าพนักงานในลักษณะนี้เป็นการจ้างแรงงานในระยะยาว แตกต่างจากการจ้างงานชั่วคราวซึ่งเป็นการจ้างในระยะสั้น หรือเฉพาะกิจเท่านั้น
ในกระบวนการดำเนินงานของบริษัทให้เช่าพนักงานนั้น พนักงานจะจ้างพนักงานซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นพนักงานที่ถูกหน่วยงานต่างๆ ยกเลิกการจ้าง และต่อมาจะสัญญาให้เช่าพนักงานเหล่านั้นกับหน่วยงานต่างๆ ที่ต้องการพนักงานเข้าไปทำงาน บางกรณีอาจเป็นหน่วยงานเดิมที่พนักงานเคยทำงานอยู่ โดยให้เช่าเป็นเวลายาวนานติดต่อกัน นอกจากนี้บริษัทให้เช่าพนักงานจะต้องบริหารกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมด นับตั้งแต่การจ้าง การจ่ายเงินเดือน การฝึกอบรม การประเมินผลการปฎิบัติงาน ตลอดจนการให้ผลประโยชน์ตอบแทนอื่นๆ ในการว่าจ้างนั้นถ้านายจ้างตามกฎหมาย ซึ่งในที่นี้หมายถึงหน่วยงานที่ใช้บริการไม่พอใจกับการปฏิบัติงานของพนักงาน หรือยกเลิกตำแหน่งงานบางตำแหน่ง หน่วยงานเหล่านั้นสามารถยุติการจ้างงานได้ และบริษัทก็จะโยกย้ายพนักงานให้ไปทำงานที่อื่นต่อไป
จากการศึกษาพบว่าหน่วยงานขนาดเล็กและขนาดกลางนิยมใช้วิธีขอเช่าพนักงาน เนื่องจากไม่สามารถเสนอผลประโยชน์เกื้อกูลต่างๆแข่งกับหน่วยงานขนาดใหญ่ได้ ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติดีจึงนิยมที่จะเลือกทำงานกับหน่วยงานขนาดใหญ่มากว่า ดังนั้นจะเป็นการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ นอกจากนี้ยังมีผลดีต่อพนักงาน เพราะพนักงานจะได้รับผละประโยชน์เกื้อกูลต่างๆที่อาจไม่ได้รับจากหน่วยงานขนาดเล็ก แต่บริษัท ให้เช่าพนักงานสามารถเอื้อประโยชน์เหล่านั้นได้เพราะรายได้จากหน่วยงานผู้ใช้บริการจำนวนมาก ที่สำคัญไปกว่านั้นในกรณีที่พนักงานไม่สามารถทำงานร่วมกับผู้ควบคุมงาน หรือมีเหตุจำเป็นอื่นๆ ก็สามารถโยกย้ายไปยังหน่วยงานที่เป็นลูกค้าอื่นๆ ได้ อย่างไรก็ตามข้อจัดที่พึงระวังคือ พนักงานอาจขาดความจงรักภักดีต่อหน่วยงาน เพราะพนักงานถูกจ้างและได้รับเงินเดือนจากบริษัทให้เช่าพนักงานนั่นเอง
4. การใช้ผู้รับเหมาช่วง (Subcontracting)
การใช้ผู้รับเหมาช่วงเป็นการจ้างหน่วยงานนอกองค์การที่มีความเชี่ยวชาญในการผลิตสินค้าหรือ บริการในด้านต่างๆ รับช่วงงาน ไปทำต่อจนเสร็จสมบูรณ์ อาจเป็นการทำงานในสถานที่หรือนอกสถานที่ก็ได้ แนวคิดนี้มีบทบาทในการบริหารเชิงกลยุทธ์(Strategic management) ซึ่งเสนอแนะว่าถ้าองค์การไม่สามารถปฏิบัติงานด้านสนับสนุนได้ดีเพียงพอ สมควรว่าจะจ้างผู้รับเหมาช่วงให้ทำงานด้านสนับสนุนแทน เพื่อองค์การจะได้ทุ่มเททรัพยากรที่น้อยไปปฏิบัติงานหลักด้านอื่นให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดจึงพบว่างานสนับสนุน เช่น งานซ่อมแซมบำรุงรักษา งานทำความสะอาด งานรักษาความปลอดภัย และงานภายในสำนักงาน เป็นต้น จะมีการจ้างผู้รับเหมาช่วงซึ่งมีความชำนาญเฉพาะทางมากมาดำเนินการแทนนอกจากนี้ถ้าพบว่าผลการปฏิบัติงานของผู้รับเหมาช่วงไม่เป็นที่พอใจ องค์การสามารถเรียกใช้บริการของผู้รับเหมาช่วงรายอื่นได้ ซึ่งวิธีการแบบนี้ไม่สามารถทำได้กับหน่วยงานถาวรขององค์การ
5. การใช้ผู้รับเหมาอิสระ (Independent contractors)
การใช้ผู้รับเหมาอิสระ เป็นการจ้างบุคคลไปปฏิบัติงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางให้กับองค์การโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ปฏิบัติงาน บางทีจะเรียกผู้รับเหมาอิสระว่า “ที่ปรึกษา” (Consultant) วิธีการนี้จะมีแนวปฏิบัติคล้ายกับการใช้ผู้รับเหมาช่วง จะต่างกันตรงที่การใช้ผู้รับเหมาอิสระจะทำงานกันเพียงกลุ่มเล็กและเป็นงานโครงการเฉพาะกิจ เช่น งานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์บางโปรแกรม งานป้อนข้อมูล งานพิมพ์ เป็นต้น ผู้รับเหมาอิสระสามารถทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่บ้าน และส่งมายังองค์การผู้จ้างได้อย่างทันเวลา โดยใช้เครื่องมือสื่อสารที่ทันสมัย
ผู้รับเหมาอิสระบางคนอาจเคยเป็นพนักงานเดิมของบริษัท แต่ถูกยกเลิกการจ้าง (Lay-off) หรือ ลาออกไปด้วยเหตุผลส่วนบุคคล การใช้วิธีนี้จะเอื้อประโยชน์ให้แก่องค์การและบุคคลผู้รับงาน กล่าวคือ องค์การสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานถาวร เช่น ค่าภาษี ประกันสังคม ค่าสวัสดิการ และค่าตอบแทนอื่นๆ ส่วนผู้รับงานนอกจากมีรายได้จากการทำงานที่ถนัดแล้ว ยังมีเสรีภาพในการที่จะทำงานที่บ้านตามเวลาที่พอใจได้